Mit den Neuerungen im Geldwäschegesetz (GwG), insbesondere in § 11 GwG, stehen wir vor angepassten Identifizierungsverpflichtungen, die sowohl natürliche als auch juristische Personen betreffen:

Für den Erstkontakt mit Geschäftspartnern:

• Natürliche Personen: Gemäß § 11 Abs. 4 GwG sind der vollständige Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und die Wohnanschrift zu erfassen. Die Identität muss anhand eines gültigen Ausweisdokuments überprüft werden, wobei nach § 8 Abs. 2 GwG eine Kopie angefertigt werden muss, aus der jedoch nur spezifische, gesetzlich erlaubte Daten ersichtlich sein dürfen.
• Juristische Personen und Personengesellschaften: Hier sind nach § 11 Abs. 4 GwG Firmenname oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer und die Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung festzustellen, ebenso wie die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter.

Gemäß § 8 Abs. (1) GwG sind vom Verpflichteten die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner aufzuzeichnen. Dies gilt auch über die Daten zu den für den Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten.

Beim Anfertigen von Ausweiskopien muss laut § 8 Abs. 2 GwG sorgfältig auf den Datenschutz geachtet werden, und es dürfen nur die für die Identifizierung notwendigen Daten kopiert werden.

Besonderheiten bei der Verwendung eines Reisepasses:

• Fehlt die Adresse im Reisepass, muss diese laut § 11 Abs. 4 GwG separat erfragt werden. Eine Verifizierung der Adresse ist nicht immer notwendig, außer bei begründeten Zweifeln an den Angaben.

Für bereits identifizierte Kunden:

• Nach § 11 Abs. 4 GwG entfällt die erneute Identifizierung, solange die Geschäftsbeziehung fortbesteht. Bei gelegentlichen Transaktionen ist eine Wiederholung der Identifizierung erforderlich

§11 Abs. 5 GwG gibt zur Feststellung der Identität klare Vorgaben. Abweichend von §11 Abs. 4 GwG hat der Verpflichtete zur Feststellung der Identität zumindest dessen Namen und, soweit dies unter Risikogesichtspunkten erforderlich ist, in angemessenen Umfang weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben.

Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten dürfen unabhängig vom festgestellten Risiko erhoben werden. Der Verpflichtete hat sich durch risikoangemessene Maßnahmen zu vergewissern, dass die zur Identifizierung erhobenen Angaben zutreffend sind; dabei darf sich der Verpflichtete nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen.

Beim Anfertigen von Ausweiskopien muss laut § 8 Abs. 2 GwG sorgfältig auf den Datenschutz geachtet werden, und es dürfen nur die für die Identifizierung notwendigen Daten kopiert werden.

Die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz umfasst zwei wesentliche Schritte (§1 Abs. 3 GwG): Zuerst das Sammeln relevanter Informationen zur Feststellung der Identität einer Person oder eines Unternehmens. Dies beinhaltet Angaben wie Name, Geburtsdatum oder Firmeninformationen.

Der zweite Schritt ist die Verifizierung dieser Angaben. Dabei werden die gesammelten Informationen anhand von offiziellen Dokumenten oder Registereinträgen überprüft, um die Richtigkeit und Authentizität zu bestätigen.

Bei Neuregistrierung eines Kunden ist zunächst festzustellen, ob es sich bei dem Vertragspartner um eine natürliche oder eine juristische Person handelt:

• Bei natürlichen Personen ist die Identität zu erfassen und anhand eines gültigen amtlichen Ausweises zu überprüfen.

• Bei juristischen Personen ist die Identität zu erfassen und anhand eines Auszuges aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder aus einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis oder anhand von Gründungsdokumenten oder gleichwertigen beweiskräftigen Dokumenten zu überprüfen.

Tritt eine dritte Person für den Vertragspartner auf, so ist diese ebenfalls anhand eines gültigen amtlichen Ausweises zu identifizieren und es ist zu prüfen, ob die auftretende Person zur Vertretung berechtigt ist.

Die Überprüfung der Vertretungsberechtigung wird anhand einer Vollmacht sowie einem Unterschriftenvergleich durchgeführt. Für einen Unterschriftenvergleich wird die Unterschrift des Vertretungsorgans bspw. mit einer Ausweiskopie des Geschäftsführers oder dem Unterschriftenverzeichnis des Unternehmens verglichen.

Im nächsten Schritt ist abzuklären ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Sollte dies der Fall sein, ist der wirtschaftlich Berechtigte ebenfalls zu identifizieren.

Bei juristischen Personen bei denen kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, ist die Geschäftsleitung als „fiktiver“ wirtschaftlich Berechtigter zu erfassen (vgl. §3 Abs. 2, Satz 5 GwG).

• Nach § 11 Abs. 5 GwG hat der Verpflichtete bei Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung mit einer Vereinigung nach § 20 GwG oder einer Rechtsgestaltung nach § 21 GwG einen Nachweis der Registrierung nach § 20 Absatz 1 GwG oder § 21 GwG oder einen Auszug der über das Transparenzregister zugänglichen Daten einzuholen.

• Nach § 23a GwG sind Unstimmigkeiten an die registerführende Stelle zu melden. Der Verpflichtete nach § 23 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 GwG hat der registerführenden Stelle Unstimmigkeiten unverzüglich zu melden, die sie zwischen den Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten, die im Transparenzregister zugänglich sind, und
  den ihnen zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen über die wirtschaftlich Berechtigten feststellen.

• Die registerführende Stelle hat die Unstimmigkeitsmeldung nach Absatz 1 unverzüglich zu prüfen. Hierzu kann sie von dem Erstatter der Unstimmigkeitsmeldung,
  der betroffenen Vereinigung nach § 20 GwG oder der Rechtsgestaltung nach § 21 GwG die zur Aufklärung erforderlichen Informationen und Unterlagen verlangen.

• Nachdem das Verfahren zur Prüfung der Unstimmigkeitsmeldung abgeschlossen ist, ist der Erstatter der Unstimmigkeitsmeldung durch die registerführende Stelle über das Ergebnis der Prüfung unverzüglich zu informieren. Das Verfahren zur Prüfung der Unstimmigkeitsmeldung gilt als abgeschlossen, wenn die registerführende Stelle oder die Behörde nach § 56 Absatz 5 Satz 2 GwG aufgrund der nach Absatz 3 erlangten Erkenntnisse oder aufgrund einer neuen Mitteilung der Vereinigung nach § 20 GwG oder der Rechtsgestaltung nach § 21 GwG, die Gegenstand der Unstimmigkeitsmeldung ist, zu dem Ergebnis gekommen ist, dass die Unstimmigkeit ausgeräumt ist.