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Virtuelle Teamarbeit: Die 4K-Herausforderungen meistern. Zumindest kurzfristig und möglicherweise noch viel länger wird hybrides Arbeiten für viele Unternehmen die Norm sein. Es gibt gute Gründe, warum Unternehmen und Mitarbeiter von diesem remote Mix, bestehend aus persönlicher und mobiler Arbeit begeistert sind. Virtuelle Teamarbeit führt aber auch zu neuen Herausforderung in der Führung. Diese werden als die „4K-Herausforderungen“ bezeichnet: #1 Kommunikation, #2 Koordination, #3 Kreativität und #4 Kultur.    

# Virtuelle Teamarbeit: Die 4K-Herausforderungen meistern

Einigen Unternehmen, Führungskräften und Mitarbeitern sind die vier Ks schon lange vertraut. Diese arbeiten schon viele Jahre mit geografisch verteilten, virtuellen Teams. Wenn du Schwierigkeiten hast, ein hybrides Team, beginne damit, die fünf Herausforderungen zu verstehen, und verwenden die folgende 4K-Checkliste. Dann kannst du beurteilen, wo du stehst und wie es weitergehen soll.  

#1 Kommunikation

Die Abhängigkeit von technologischen Lösungen stellt eine Herausforderung für die  Kommunikation in virtuellen Teams dar. Viele Teams mussten technologische Schwierigkeiten überwinden, als die Umstellung auf remotes Arbeiten erfolgte. Mitarbeiter, die in ihr Büro zurückkehrten, mussten feststellen, dass ihre Videokonferenzsysteme den Anforderungen des hybriden Arbeitens nicht vollständig gewachsen waren. Auch gibt es andere praktische Schwierigkeiten, die hybride Arbeit mit sich bringt:

• Sollte sich beispielsweise jeder im Büro von getrennten Computern aus anmelden? Oder schafft das mehr Probleme als es löst?
• Manche Kollegen melden sich lieber über Bildschirme mit Kamerabild zu Wort als andere.

Es gibt auch das noch größere Problem der sozialen Kommunikation. Diese Kommunikation ist bei virtuellen Teams gefährdet und kann auch ganz verloren gehen. Professionelles Networking und Mentoring sind für virtuelle Teams besonders wichtig, um am Arbeitsplatz voranzukommen.  

#2 Koordination

Die Arbeit in hybriden Teams erfordert deutlich mehr koordinative Anstrengungen als die Arbeit von face to face. Für hybride Teams kann es schnell zu Verwerfungslinien zwischen denen, die persönlich zusammenarbeiten, und denen, die aus der Ferne arbeiten. Aufgrund des zusätzlichen Aufwands werden entfernte Teammitglieder schnell von kleineren Entscheidungen ausgeschlossen. Diese Entscheidungen werden dann von denen getroffen, die im Büro zusammenarbeiten.  

#3 Kreativität

Zwei Arten von Kreativität sind durch hybrides Arbeiten gefährdet:

• kollektive Kreativität
• individuelle Kreativität

Menschen können per Zoom Brainstorming betreiben. Programmierte Zeiten und vorgegebene Formate zur Generierung von Ideen erweisen sich möglicherweise als nicht so produktiv wie Quick Calls und Side by Side-Gespräche. Auch fehlen die Impulse aus unerwarteten Ideen. Diese Ideen entstehen, wenn wir zusammen nach Lösungen suchen und bestehende Ansätze in Frage stellen. Aber auch die individuelle Kreativität kann gefährdet sein. Deep Dives helfen Mitarbeitern neue Ideen und Einsichten zu entwickeln. Das Alleine-Arbeiten ohne Team – über viele Tage oder Wochen kann sich als wenig produktiv für Mitarbeiter erweisen. Gerade, wenn Mitarbeiter ständig kreativ oder innovativ sein müssen, gilt:

• Einige soziale Interaktionen und spontane Gespräche mit Kollegen,
• der Tapetenwechsel, der mit dem Wechsel von zu Hause zur Arbeit verbunden ist,

können für die Kreativität des Einzelnen wichtig sein.  

#4 Kultur

Genau wie die Kreativität ist dies eine Herausforderung, über die sich Führungskräfte immer mehr Sorgen machen. Wie kann das unverwechselbare „Feeling“ eines Unternehmens aufrechterhalten werden?

• Mit Beginn der Remote-Arbeit waren Unternehmen darüber erleichtert, wie produktiv und engagiert die Mitarbeiter mit der neuen Arbeitswelt umgegangen sind.
• Einer der Treiber hierfür war nicht zuletzt, dass die Mitarbeiter vorher eng zusammengearbeitet haben und neben ihrem Verständnis für die Werte und Erwartungen des Unternehmens auch viel darüber wussten, wie man dies effektiv macht.

Doch jetzt, wo bestehende Mitarbeiter gehen und neue hinzukommen, besteht die große Herausforderung in einem erfolgreichen Onboarding neuer Kollegen. Wie kann sich das Unternehmen im War for Talents von anderen Unternehmen?  Wie können neue Kollegen mit der Unternehmenskultur vertraut gemacht werden?  

Bewerte die 4K-Herausforderungen für deine Führungsarbeit

Bewerte jedes der vier Ks mit einem Score von 1 (=Handlungsbedarf) bis 5 (=kein Handlungsbedarf). Das Ziel dieser Bewertung ist es, ob du denkts, dass dein hybrides Team in einer guter Verfassung ist oder bei einzelnen Ks Handlungsbedarf besteht.   Analysiere dein Scoring-Ergebnis Bei welchem K hast du den niedrigsten Score vergegen? Hier kannst du am meisten bewegen, wenn du auf dieses K deine Aufmerksamkeit fokussieren. Dieses K ist der maximale Hebelpunkt, um wirkungsvolle Änderungen vorzunehmen. Analysiere dann die Ausgangssituation. Warum ist dein Score hier so niedrig? Wenn du beispielsweise bei Kreativität am schlechtesten abgeschnitten hast, so scheint die kollektive Kreativität oder die individuelle Kreativität am meisten zu leiden.   Plane mit gezielten Aktionsschritten Beginne mit dem niedrigsten Score. Versuche drei Aktionsschritte zu entwickeln, die du umsetzen möchtest. So beginnst du dann mit der Lösung der von dir identifizierten Probleme. Achte auch auf potenzielle Hindernisse für die Umsetzung der Aktionsschritte. Hier musst du Wege finden, um diese zu überwinden.   Implementiere mit einem klaren Zeitplan Lege einen klaren Zeitplan für die Umsetzung deiner Aktionsschritte fest. Auch benötigst du hierfür einen Kommunikationsplan:

• Werde deine Aktionsschritte über mehrere Wochen oder Monate ausgerollt?
• Und in welcher Reihenfolge?
• Wer muss in jeder Phase eingebunden und informiert werden?

Lege Key Performance Indikatoren fest und treffe hybride Arbeitsvereinbarungen. So kannst du dann die Effektivität der Änderungen optimal messen. Beispielsweise durch den Einsatz von Umfragen kannst du den Fortschritt bei kulturellen Veränderungen verfolgen. Lege einen Zeitrahmen fest, um zu überprüfen, wie gut die von dir vorgenommenen Änderungen funktionieren.  

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