Recruiting: Wie landet man die Besten Players?
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Sei anders!: Das ist das Wichtigste. Verwende nicht die klassischen Phrasen, die jeder kennt, sei kreativ und versuche, dich abzuheben.
Sei aufmerksam: Konzentriere dich auf das Profil des Bewerbers, mit dem du in Kontakt kommen möchtest, versuche nicht oberflächlich zu sein, und beziehe dich auf die Information, die du über den Kandidat hast.
Recruiting: Wie landet man die Besten Players?
Kurz und knapp: Stell dich vor, spreche den Bewerber direkt an und beschreibe dein Unternehmen. Vermeide übermäßig lange Nachrichten und sag nur das Wichtigste. Alles andere kann später besprochen werden.
Stellenbeschreibung: Da die meisten Bewerber nicht aktiv auf der Suche nach einem Job sind, reicht eine Zusammenfassung Ihrer Stellenausschreibung nicht aus, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Halte die Stellenbeschreibung kurz und konzentriere dich auf die oben genannten Punkte.
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Die Teilnehmer haben neben dem Seminar Personal auch folgende Seminare besucht:
Datenschutz in der Welt der KI: Die Besorgnis über den Datenschutz hat in den letzten Jahren zugenommen. Die Menschen sind nicht mehr damit einverstanden, dass Unternehmen jeden ihrer Schritte verfolgen und ihre persönlichen Daten zur Steigerung ihres Umsatzes nutzen. Dieses Unbehagen hat zu neuen Maßnahmen geführt. Die bemerkenswerteste ist die europäische Datenschutzgrundverordnung (GDPR) von 2018, die den Nutzern die Kontrolle über ihre persönlichen Daten zurückgeben soll. Diese Maßnahmen waren jedoch nicht so wirksam wie erwartet, was zum Teil daran liegen könnte, dass sie, wenn sie korrekt umgesetzt werden, die Wirtschaftsleistung Europas beeinträchtigen könnten, insbesondere im Vergleich zu anderen, weniger restriktiven Ländern.
Der Datenschutz ist auch im Jahr 2022 noch ein wichtiges Thema, doch mit der Einführung von KI verlagert sich die Aufmerksamkeit langsam auf potenzielle Probleme, die durch Algorithmen entstehen könnten, die voreingenommene Entscheidungen treffen.
Die EU, die in Sachen Cybersicherheit erneut eine Vorreiterrolle einnimmt, hat den ersten Rechtsrahmen für künstliche Intelligenz (KI) überhaupt vorgestellt: das Gesetz über künstliche Intelligenz im Jahr 2021. Dieses Gesetz befasst sich mit den potenziellen Risiken, die sich aus der Nutzung von KI-Systemen ergeben, und fördert Innovation und Regulierung zur Entwicklung vertrauenswürdiger KI-Tools.
Datenschutz in der Welt der KI- Was bedeutet dieses für die Unternehmen?
Unternehmen stehen vor einigen Herausforderungen, wenn sie KI in ihre Entscheidungen und Prozesse integrieren. Es muss sichergestellt werden, dass sie für die Kunden sicher und vertrauenswürdig ist.
Datenschutz in der Welt der KI- Welche Risiken birgt der Einsatz von KI?
Voreingenommene Entscheidungsfindung mit ungerechten Ergebnissen:
KI-Systeme, die voreingenommene Ergebnisse liefern, machen immer wieder Schlagzeilen. Hier sind einige Beispiele für Algorithmen, die unfaire Entscheidungen treffen:
Apples Kreditkarten-Algorithmus, der Frauen diskriminierte.
Datenschutz in der Welt der KI- Fehlerhafte Wahrnehmung – Datenschutz in der Welt der KI
Wenn Algorithmen anstelle von Menschen den Reputationswert einer Person auf der Grundlage mehrerer Datenquellen und mathematischer Formeln bestimmen und mehr Genauigkeit und Flexibilität versprechen, könnten wir am Ende mit „schlechten Daten“ dastehen. Unsere digitalen Identitäten spiegeln unser wahres Ich nur unzureichend wider. Wir posten Dinge, die uns gut aussehen lassen, was zu Daten führen kann, die nicht genau wiedergeben, wer die Nutzer wirklich sind.
Datenschutz in der Welt der KI- Folgen für die Gesellschaft – Datenschutz in der Welt der KI
Ein Algorithmus, der jede unserer digitalen Bewegungen überwacht, könnte sich möglicherweise auf die Art und Weise auswirken, wie wir miteinander umgehen. Die Meinungsfreiheit könnte gefährdet werden, wenn die Menschen sich nicht mehr trauen, ihre Meinung zu äußern, weil sie befürchten, dass sich dies auf ihre Chancen auswirkt. Eine unzureichende digitale „Persona“ könnte sich nachteilig auswirken, wenn es darum geht, einen Arbeitsplatz zu finden oder Dienstleistungen zu erhalten. Das Phänomen der Anpassung des eigenen Verhaltens an eine soziale Norm wird als „soziale Abkühlung“ bezeichnet.
Aus der KI auszusteigen, scheint keine realistische Möglichkeit mehr zu sein. Unser Online-Ruf wird tatsächlich zu unserer Visitenkarte. Daher ist der Schutz unseres öffentlichen Online-Rufs zur täglichen Realität geworden. Manche Menschen haben sich für private Profile entschieden, andere nutzen ein zweites, stark kuratiertes Profil für berufliche Zwecke. Aber das reicht nicht aus, es müssen Vorschriften erlassen werden, und der Gesetzgeber beschäftigt sich mit der Millionen-Dollar-Frage, wie das zu bewerkstelligen ist.
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Was sind die Aufgaben und die Arbeitsfelder eines Informationssicherheitsbeauftragten? Aufgrund der hohen Komplexität der Informationssicherheit ist es notwendig, dass ein Zertifizierungs-Lehrgang absolviert wird. Lehrgang Zertifizierter Informationssicherheitsbeauftragter online buchen: Das S+P Unternehmerforum führt die Ausbildung zum Informationssicherheitsbeauftragten (S+P) durch. Durch hochkarätige Referenten aus der Praxis bietet dieses zertifizierte Programm eine fundierte Ausbildung auf höchstem Niveau – mit maximalem Bezug zur unternehmerischen Praxis.
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Zielgruppe für den Lehrgang Zertifizierter Informationssicherheitsbeauftragter
Vorstände und Geschäftsführer bei Banken, Finanzdienstleistern, Kapitalanlage- und Fondsgesellschaften, Leasing- und Factoring-Gesellschaften
Führungskräfte und Spezialisten aus den Bereichen Auslagerungsmanagement, Risikocontrolling, Compliance, IT-Sicherheit und Interne Revision
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Die Aufgaben des Informationssicherheitsbeauftragten sind sehr unterschiedlich. Sie liegen im Bereich der Verzahnung von IT-Strategie, IT- Governance und des Informationssicherheits- und Informationsrisikomanagement. Das Wichtige dabei ist, dass die Aufgabenfelder möglichst genau und in Rücksprache mit der Unternehmensleitung auf deren Interessen und Ziele im Bereich der Informationssicherheit ausgerichtet sind.
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Was ist eine Finanzsanktion? Die Deutsche Bundesbank hat ein Merkblatt zur Einhaltung von Finanzsanktionen veröffentlicht. Beschränkungen im Bereich des Kapital- und Zahlungsverkehrs bestehen u.a. im Zusammenhang mit (Finanz-) Sanktionen (darunter auch die Sanktionsregime zur Verhinderung der Terrorismus- und der Proliferationsfinanzierung).
Welche Pflichten musst du als Geldwäsche Officer bei der Sanktionslistenprüfung beachten? Mit der S+P Tool Box erhältst du 13 Checks zur Sicherstellung deiner Monitoring-Pflichten zur Beachtung von Finanzsanktionen und Embargos.
# Was ist eine Finanzsanktion?
Grundlage der in Deutschland geltenden Sanktionen sind Entscheidungen
des Sicherheitsrates der Vereinten Nationen (VN),
des Rates der Europäischen Union (EU),
der inländischen Behörden (Einzeleingriff des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie auf der Grundlage von § 6 Abs. 1 in Verbindung mit § 4 Abs. 1 und 2 AWG).
Während die Beschlüsse des VN-Sicherheitsrates einer Umsetzung in nationales oder europäisches Recht bedürfen, gelten Verordnungen des Rates der EU auf dem Gebiet des Außenwirtschaftsrechts (teilweise erlassen, um Resolutionen des VN-Sicherheitsrates umzusetzen) unmittelbar.
Der Anwendungsbereich der EU-Sanktionsverordnungen und damit auch der Kreis der Verpflichteten nach diesen Verordnungen ist für alle EU-Sanktionsregimes identisch in den jeweiligen Verordnungen geregelt.1 Nationale Verfügungs- und Bereitstellungsverbote nach §§ 4 und 6 AWG gelten im Anwen- dungsbereich des AWG.
Verstöße gegen Finanzsanktionsrechtsakte können gemäß §§ 18 und 19 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) sowie § 82 Außenwirtschaftsverordnung (AWV) als Ordnungswidrigkeit und in bestimmten Fällen auch als Straftat geahndet werden.
In zivilrechtlicher Hinsicht können Geschäfte, die gegen finanzsanktionsrechtliche Verbote verstoßen, außerdem gemäß § 134 BGB nichtig sein.
Zuständigkeit Finanzsanktionen
Die Deutsche Bundesbank ist nach dem Außenwirtschaftsgesetz sowie nach den einschlägigen Verordnungen des Rates der EU zuständig für die Umsetzung von Sanktionsmaßnahmen der EU in Deutschland, soweit diese „Gelder“ im sanktionsrechtlichen Sinn betreffen („Finanzsanktionen“).
Der Begriff der „Gelder“ wird im Sanktionsrecht dabei weit ausgelegt und bezieht sich nicht nur auf Bar- und Buchgeld, sondern umfasst allgemein „finanzielle Vermögenswerte und Vorteile jeder Art“ wie bspw. Schecks, Geldforderungen, Wechsel, öffentlich und privat gehandelte Wertpapiere und Schuldtitel einschließlich Aktien und Anteilen, Optionsscheine, Pfandbriefe, Derivate, Zinserträge, Dividenden etc.
Die operativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Umsetzung von Sanktionsmaßnahmen werden durch das Servicezentrum Finanzsanktionen der Deutschen Bundesbank in München (SZ FiSankt) wahrgenommen. Darüber hinaus überwachen die Servicezentren Außenwirtschaftsprüfungen und Meldefragen (SZ AW) der Deutschen Bundesbank die Einhaltung der Finanzsanktionen im Finanzsektor im Rahmen von Vor-Ort- Prüfungen. Rechtsgrundlage für die Prüfungen ist § 23 Abs. 2 AWG. Gemäß § 23 Abs. 1 AWG können zu diesem Zweck auch Auskünfte und die Vorlage von Unterlagen verlangt werden.
Zuständigkeit Güter
Für Sanktionen im Bereich Güter, wirtschaftliche Ressourcen, technische Hilfe, Vermittlungsdienste, Dienstleistungen und Investitionen ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) in Eschborn zuständig.
#1 Best Practices zur Einhaltung von Finanzsanktionen
Um Finanzsanktionen einhalten zu können, müssen Institute geeignete Kontrollen und Prozesse implementieren. „Best Practices“ für den Finanzsektor zur Einhaltung der Finanzsanktionen wurden mit den Empfehlungen der RAG RELEX und der Financial Action Task Force (FATF) veröffentlicht.
Weitere Regelungen ergeben sich aus dem Kreditwesengesetz, den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) und das Gesetz über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen (Versicherungsaufsichtsgesetz – VAG).
Die Best Practices sollen Instituten/Unternehmen eine Orientierung bei der Implementierung von
Kontrollen und
Prozessen
zur Einhaltung der Finanzsanktionen geben.
Die Kontrollen und Prozesse sollen sich sanktionsrechtlichen Risikogehalt der Geschäfte und der Geschäftsbeziehungen orientieren.
Eine bußgeldliche oder strafrechtliche Relevanz (§§ 18 f. AWG) könnte sich jedoch ergeben, wenn ein Verstoß gegen ein Finanzsanktionsregime festgestellt wird, der ursächlich auf unzureichende Kontrollen oder Prozesse zurückgeführt werden kann und die zuständigen Behörden oder Gerichte zu der Auffassung gelangen, dass die im Verkehr erforderliche Sorgfalt nicht eingehalten wurde.
Dies gilt besonders, wenn die Deutsche Bundesbank das betroffene Institut auf die für den Verstoß ursächlichen unzureichenden Kontrollen oder Prozesse bereits hingewiesen haben sollte (beispiels- weise im Rahmen einer Außenwirtschaftsprüfung).
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Sind Kontrollen und Prozessen zur Einhaltung von Finanzsanktionen beschrieben?
#2 §18 AWG: Welche Strafvorschriften gelten bei Finanzsanktionen?
§ 18 Strafvorschriften
(1) Mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu fünf Jahren wird bestraft, wer
1.einem
a) Ausfuhr-, Einfuhr-, Durchfuhr-, Verbringungs-, Verkaufs-, Erwerbs-, Liefer-, Bereitstellungs-, Weitergabe-, Dienstleistungs- oder Investitionsverbot oder
b) Verfügungsverbot über eingefrorene Gelder und wirtschaftliche Ressourcen
eines im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften oder der Europäischen Union veröffentlichten unmittelbar geltenden Rechtsaktes der Europäischen Gemeinschaften oder der Europäischen Union zuwiderhandelt, der der Durchführung einer vom Rat der Europäischen Union im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik beschlossenen wirtschaftlichen Sanktionsmaßnahme dient oder
2.gegen eine Genehmigungspflicht für
a)die Ausfuhr, Einfuhr, Durchfuhr, Verbringung, einen Verkauf, einen Erwerb, eine Lieferung, Bereitstellung, Weitergabe, Dienstleistung oder Investition oder
b)die Verfügung über eingefrorene Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen
eines im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften oder der Europäischen Union veröffentlichten unmittelbar geltenden Rechtsaktes der Europäischen Gemeinschaften oder der Europäischen Union verstößt, der der Durchführung einer vom Rat der Europäischen Union im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik beschlossenen wirtschaftlichen Sanktionsmaßnahme dient.
(…)
https://www.gesetze-im-internet.de/awg_2013/__18.html
#3 Geschäftsorganisation, Internes Kontrollsystem (IKS) und Interne Revision
Um die Finanzsanktionen effektiv einzuhalten, ist eine klare Definition und Abstimmung von
Prozessen und
den damit verbundenen Aufgaben, Kompetenzen, Kontrollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationsstufen bei der Verdachtsfallbearbeitung sowie
Kommunikationswegen
unerlässlich.
Die Geschäftsleitung des Instituts/Unternehmens hat sicherzustellen, dass die Geschäftsaktivitäten auf der Grundlage von Organisationsrichtlinien betrieben werden.
Für die Einhaltung der Finanzsanktionen müssen für die Compliance-Funktion und ggf. dezentral für einzelne Bereiche wie bspw. Zahlungsverkehr, Kundenannahme, Dokumentengeschäft Handbücher, schriftlich fixierte Arbeitsanweisungen oder Arbeitsablaufbeschreibungen vorhanden sein.
Der angemessene Detaillierungsgrad der Organisationsrichtlinien hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten ab.
Die schriftlich fixierten Arbeitsanweisungen müssen den betroffenen Beschäftigten in geeigneter Weise bekanntgemacht werden. Es ist sicherzustellen, dass sie den Beschäftigten in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung stehen. Die Beschäftigten sind regelmäßig zu schulen.
Die Handbücher und Arbeitsanweisungen sind bei Veränderungen der Aktivitäten und Prozesse zeitnah anzupassen.
In jedem Geschäftsbereich eines Instituts/Unternehmens ist sicherzustellen, dass die Vorgaben in den Handbüchern und Arbeitsanweisungen zur Einhaltung der Finanzsanktionen erfüllt werden. Hierfür sind angemessene Kontrollen der Geschäftsprozesse einzurichten. Dies ist organisatorisch sicherzustellen.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Sind Eskalationsstufen und Kommunikationswege beschrieben?
Erfolgen regelmäßige Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter?
#4 Welche Aufgaben gelten bei Finanzsanktionen für die Compliance-Funktion und das Berichtswesen
Die Compliance-Funktion hat auf die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der Finanzsanktionen und entsprechender Kontrollen hinzuwirken und diese Kontrollen zu überwachen.
Die Compliance-Funktion sollte die Geschäftsleitung insbesondere hinsichtlich der Umsetzung der grundlegenden rechtlichen Regelungen unterstützen und beraten. Compliance-Beauftragte sollten im Hinblick auf die Einhaltung der Finanzsanktionen regelmäßig an die Geschäftsleitung Bericht erstatten.
Wesentliche Informationen im Hinblick auf Finanzsanktionen sind unverzüglich an die Geschäftsleitung weiterzuleiten
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Ist die Compliance Funktion in die laufende Berichterstattung mit eingebunden?
#5 Prüfungen durch die Interne Revision: Was ist eine Finanzsanktion?
Die Aktivitäten und Prozesse des Unternehmens zur Einhaltung von Finanzsanktionen sind, auch wenn diese ausgelagert sind, in angemessenen Abständen, grundsätzlich innerhalb von drei Jahren zu prüfen.
Wenn besondere Risiken bestehen, ist jährlich zu prüfen. Bei unter Risikogesichtspunkten nicht we- sentlichen Aktivitäten und Prozessen kann vom dreijährigen Turnus abgewichen werden.
Die Risikoeinstufung der Aktivitäten und Prozesse ist regelmäßig zu überprüfen und entsprechend zu dokumentieren.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Welcher Prüfungsturnus wurde festgelegt?
#6 Dokumentation zu Kontrollen und Prozessen bei Finanzsanktionen
Alle Kontrollen und Prozesse im Zusammenhang mit Finanzsanktionen sind zu dokumentieren. Die angefertigten Kontroll- und Überwachungsunterlagen einschließlich jener über die Bearbeitung von Verdachtsfällen (und die hierbei angewandten Entscheidungskriterien) sind systematisch, für sachkundige Dritte nachvollziehbar abzufassen und entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Regelungen (z.B. § 147 der Abgabenordung, § 257 des Handelsgesetzbuches) aufzubewahren.
Die Aktualität und Vollständigkeit der Aktenführung ist sicherzustellen.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Werden die Kontrollhandlungen dokumentiert?
Besteht ein audit-trail?
#7 IT-Systeme und Auslagerungen
IT-Systeme
Es wird erwartet, dass die Institute/Unternehmen IT- gestützte Screening-Systeme oder andere an den betrieblichen Erfordernissen, den Geschäftsaktivitäten sowie der Risikosituation orientierte Verfahren einsetzen, um im Falle von Neulistungen Konten, Depots und Vermögenswerte unverzüglich sperren bzw. einfrieren zu können und bestehende Verfügungs- und Bereitstellungsverbote auch im Zahlungsverkehr einhalten zu können.
Die IT-Systeme sind vor ihrem erstmaligen Einsatz und nach wesentlichen Veränderungen zu testen und von den fachlich sowie auch von den technisch zuständigen Beschäftigten abzunehmen. Darüber hinaus sind die IT-Systeme und die Methodik regelmäßig zu validieren, um die Zweckmäßigkeit bzw. Funktionsweise zu prüfen.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Erfolgt mindestens jährlich eine Validierung der IT-Systeme?
Auslagerungen
Die Verantwortung für ausgelagerte Aktivitäten und Prozesse, die der Einhaltung von Finanzsanktionen dienen, bleibt beim auslagernden Institut/Unternehmen. Es hat die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwachen und zu dokumentieren.
Dies umfasst auch, die Leistung des Auslagerungsunternehmens anhand vorzuhaltender Kriterien regelmäßig zu beurteilen.
Das Institut/Unternehmen hat bei wesentlichen Auslagerungen für den Fall der beabsichtigten oder erwarteten Beendigung der Auslagerungsvereinbarung Vorkehrungen zu treffen, um die Kontinuität und Qualität der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse auch nach deren Beendigung zu gewährleisten.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Sind die ausgelagerten Aktivitäten im Bereich Monitoring Finanzsanktionen Bestandteil des Auslagerungscontrollings?
#8 Bereitstellungs-, Verfügungs- und Finanzierungsverbote sowie Genehmigungspflichten
Das Institut/Unternehmen hat in allen von Finanzsanktionen betroffenen Geschäftsbereichen und Prozessen geeignete Techniken, Verfahren und Methoden zu implementieren, um
Bereitstellungs- und
Verfügungsverbote
im Hinblick auf sanktionierte natürliche oder juristische Personen sowie nicht personen-, sondern waren- bzw. geschäftsbezogene Finanzie-rungsverbote und -einschränkungen8 wirksam umsetzen zu können.
Ferner sind entsprechende Prozesse einzurichten, um Anzeigepflichten an das SZ FiSankt beachten und notwendige Genehmigungen durch das SZ FiSankt einholen zu können.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Ist die Aktualität der jeweils verwendeten Sanktionslisten und Datenquellen sichergestellt?
Im Einzelnen:
Neue Kundenbeziehungen (Neukundenanlage)
Im Rahmen der Neuanlage von Kunden/Geschäfts- partnern ist von gesetzlich normierten Ausnahmen abgesehen anhand amtlicher Ausweisdokumente eine Identifizierung vorzunehmen und daran anschließend (spätestens vor der Gewährung von Zugriffsrechten oder der sonstigen Einräumung von Verfügungsmöglichkeiten über Gelder) eine Prüfung auf mögliche Sanktionsmaßnahmen durchzuführen.
Die Namen und Daten der Kunden/Geschäftspartner sind korrekt zu erfassen und die Prüfungen in geeigneter Weise zu dokumentieren. Treten im Rahmen der Vertragsanbahnung oder später für den Vertragspartner eine oder mehrere andere Personen als Verfügungsberechtigte oder Bevollmächtigte auf, die Zugriff auf Gelder haben könnten, die im Rahmen der Kundenbeziehung verwaltet werden, so sind auch diese Personen in entsprechender Weise zu identifizieren und sanktionsrechtlich zu überprüfen.
Gleiches gilt für die vom Institut/Unternehmen ermittelten wirtschaftlich Berechtigten.
Kundenbestand
Nach Inkrafttreten eines Rechtsaktes, der neue Sanktionsmaßnahmen gegen bestimmte natürliche oder juristische Personen und Gruppierungen enthält, ist der Kundenbestand auf Übereinstimmungen abzugleichen, um Konten/Depots/Vermögenswerte von sanktionierten natürlichen Personen, juristischen Personen oder Gruppierungen unverzüglich sperren zu können.
Voraussetzung dafür ist eine Überprüfung des gesamten Kundenbestandes und der im Rahmen der Geschäftsbeziehungen verfügungsberechtigen und verfügungsbefähigten Personen und Organisationen anhand von aktuellen Datenquellen. Hat die Deutsche Bundesbank zu dem neuen Rechtsakt ein Rundschreiben verteilt und dieses mit einem Auskunftsersuchen verbunden, so ist das Ergebnis der Prüfung der Deutschen Bundesbank mitzuteilen.
Zahlungsverkehr
Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr sind mindestens folgende Felder mit den jeweils aktuellen Sanktionslisten abzugleichen:
Zahlungsempfänger (Begünstigter),
Zahlungsdienstleister des Empfängers,
Zahler (Auftraggeber),
Zahlungsdienstleister des Zahlers (Auftraggebers) sowie
Verwendungszweck (bspw. mittels Schlagwortsuche).
Dies gilt nicht, soweit ein Abgleich bereits im Rahmen der fortlaufenden Prüfung des Kundenbestandes stattfindet.
Im unbaren innerdeutschen Zahlungsverkehr kann bis auf Weiteres beim Institut des Auftraggebers sowie bei eventuell zwischengeschalteten Instituten eine Überprüfung, ob der Zahlungsempfänger von außenwirtschaftsrechtlichen Beschränkungen betroffen ist, unterbleiben.
Die allgemeinen Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (z.B. § 25 h Abs. 2 KWG) bleiben unberührt.
Daneben ist bei Zahlscheingeschäften die Identität des Auftraggebers zu überprüfen und der Auftrag- geber, der Empfänger sowie das Empfängerinstitut einer Sanktionsprüfung zu unterziehen.
Handels- und Projektfinanzierungen
Als Handelsfinanzierung werden das Kredit- und Garantiegeschäft sowie Zahlungsinstrumente und Finanzdienstleistungen bezeichnet, die zur Finanzierung oder Absicherung des Waren- oder Dienstleistungshandels dienen.
Projektfinanzierungen sind spezielle Formen der Finanzierung für abgrenzbare und i.d.R. großvolumige Investitionsvorhaben („Projekte“). Bei- spiele können Infrastrukturfinanzierungen sein.
Im Bereich der Handels- und Projektfinanzierungen sind alle an dem jeweiligen Geschäft erkennbar Beteiligten (dazu können neben den Vertragsparteien ggf. auch weitere Personen/Organisationen/Infrastrukturen zählen wie z.B. Spediteure, Schiffe, Hersteller, beteiligte Banken, Investoren etc.) mit aktuellen Sanktionslisten abzugleichen, sofern die betroffenen natürlichen oder juristischen Personen nicht bereits in den Kundenstammdaten hinterlegt und daher Gegenstand der anlassbezogenen oder regelmäßigen Überprüfung des Kundenbestandes sind. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass durch die Abwicklung der Finanzierung nicht fahrlässig gegen bestehende Verfügungs- oder Bereitstellungsverbote verstoßen wird.
Neben Verfügungs- und Bereitstellungsverboten, die an der Identität der Beteiligten anknüpfen, enthalten manche EU-Finanzsanktionsverordnungen auch Verbote und/oder Genehmigungsvorbehalte in Bezug auf die Bereitstellung von Finanzmitteln oder Finanzhilfen, die an der zu finanzierenden Ware oder Dienstleistung oder der Art des Projekts anknüpfen.
Für Geschäfte, bei denen derartige Sanktionsrisiken erkennbar sind, sind daher geeignete Verfahren und Prozesse zu definieren, um sicherzustellen, dass einschlägige Finanzierungsverbote oder Genehmigungs- vorbehalte eingehalten werden. Dies gilt insbesondere bei Handelsgeschäften mit erkennbarem Bezug zu sanktionierten Ländern und Gebieten oder zu Dual-Use- oder Rüstungsgütern.
Bei der Einschätzung, ob ein zu finanzierendes Handelsgeschäft von Sanktionen betroffen sein könnte, kann auf Dokumente der Zollbehörden oder des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zurückgegriffen werden, soweit diese vorliegen.
Liegt ein sanktionsrelevantes Geschäft vor, kann (sofern das Geschäft nicht vorbehaltlos verboten ist) eine Genehmigung zur Bereitstellung von Finanzmitteln oder Finanzhilfen beim Servicezentrum Finanzsanktionen der Deutschen Bundesbank beantragt werden.
Wertpapiergeschäft
Bei Wertpapiergeschäften ist sicherzustellen, dass bestehende Bereitstellungs- und Verfügungsverbote sowie etwaige spezifische Beschränkungen eingehalten werden. Dies bedeutet z.B., dass Wertpapiere und Anleihen von sanktionierten Unternehmen nicht gekauft werden dürfen, wenn der gezahlte Kaufpreis für das Wertpapier (mittelbar) dem Emittenten zugutekommt.
Depots von sanktionierten Kunden/Geschäftspartnern sind zu sperren (einzufrieren), so dass Verfügungen über die auf dem Depot gehaltenen Wertpapiere zu- verlässig verhindert werden.
Bei eingehenden Zahlungen aus Wertpapieren (Rückzahlung bei Fälligkeit, Zinsen, Dividenden etc.) kommen in der Regel Sondervorschriften zum Tragen, die eine Gutschrift der entsprechenden Gelder auf dem eingefrorenen Konto des jeweiligen Kunden/ Geschäftspartners zulassen.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Besteht ein audit-trail zum laufenden Monitoring sowie zu den Kontrollhandlungen?
#9 Informationen zu den Sanktionsregimen
Nähere Informationen zu den einzelnen Sanktionsregimen und zu den EU-Verordnungen sowie zu (temporären) Einzeleingriffen des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie sind auf der Homepage der Deutschen Bundesbank unter
https://www.bundesbank.de/de/service/finanzsanktionen
abrufbar.
Das Servicezentrum Finanzsanktionen der Deutschen Bundesbank ist unter der Telefonnummer
+49 89 2889 3800 (Hotline) zu erreichen.
In der EU werden VN-Sanktionen durch EU-Verordnungen umgesetzt, die unmittelbar in jedem Mit- gliedsstaat gelten. Darüber hinaus erlässt die EU im Rahmen der gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik eigene Sanktionen auf der Grundlage der Art. 28 und 29 des Vertrages über die Europäische Union und setzt diese ebenfalls durch EU-Verordnungen auf Grundlage von Art. 215 des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union um.
Konsolidierte Fassungen der EU-Finanzsanktionsverordnungen werden – als (inoffizielle) Arbeitshilfe – durch das Internetportal
https://eur-lex.europa.eu/
des Amtes für Veröffentlichungen der EU bereitgestellt.
Diese konsolidierten Fassungen sind regelmäßig auch im EU-Übersichtsportal „Sanctions Map“ abrufbar, das einen schnellen und umfassenden Überblick über die im Hinblick auf ein bestimmtes Land oder bestimmte Gruppierungen in Kraft befindlichen Sanktionsmaßnahmen bietet:
https://sanctionsmap.eu/
Dort finden sich auch Informationen zu den Personen, Organisationen und Einrichtungen, die im Rahmen eines bestimmten Sanktionsregimes gelistet sind. Eine konsolidierte Liste von Personen, Organisationen und Einrichtungen, für die aufgrund einer Maßnahme der EU ein umfassendes Verfügungs- und Bereitstellungsverbot besteht, kann darüber hinaus unter
https://eeas.europa.eu/topics/common-foreign- security-policy-cfsp/8442/consolidated-list-of-sanctions_en
abgerufen werden.
Eine Prüfung, ob einzelne Personen, Sanktionsmaßnahmen der EU unterliegen, kann auch auf der Internetseite Justizportal des Bundes und der Länder:
Finanz-Sanktionsliste durchgeführt werden, die auf der konsolidierten EU- Sanktionsliste aufbaut.
In Ausnahmefällen, insbesondere zur zeitnahen Umsetzung von VN-Sanktionen, können in Deutschland auf der Grundlage der §§ 4 und 6 des AWG auch nationale Verfügungs- und Bereitstellungsverbote in Form von Einzeleingriffen erlassen werden. Diese werden im amtlichen Teil des Bundesanzeigers unter
https://www.bundesanzeiger.de
veröffentlicht.
Die „Vorbildlichen Verfahren der EU für die wirksame Umsetzung restriktiver Maßnahmen“ der Ratsarbeitsgruppe der Gruppe der Referenten für Außenbeziehungen (RAG RELEX) finden sich unter
https://www.consilium.europa.eu/de/policies/
und sind ebenfalls in der „Sanctions Map“ bei den einzelnen Sanktionsregimen unter „Guidelines“ abrufbar.
Hinweis zur RAG RELEX:
Gruppe der Referenten für Außenbeziehungen (RELEX)
Die RELEX-Gruppe befasst sich mit rechtlichen, finanziellen und institutionellen Fragen der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik (GASP).
Zu ihren Prioritäten zählen
Ein effektiver Einsatz von Finanzsanktionen durch die Europäische Union sowie auch eine effiziente Umsetzung der Maßnahmen durch die zuständigen Behörden ist nur gewährleistet, wenn ausreichende Informationen über die Auswirkungen und Ergebnisse beschlossener Maßnahmen zur Verfügung stehen.
Aus diesem Grund sind in den Finanzsanktionsverordnungen umfangreiche Mitwirkungs- und Informationspflichten festgehalten. Durch sie sind alle dem Unionsrecht unterliegenden Personen und Organisationen verpflichtet, Informationen, die die Anwendung der Finanzsanktionsverordnungen erleichtern, wie etwa Informationen über eingefrorene Konten und Beträge, unverzüglich den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten (in Deutschland also der Deutschen Bundesbank) zu übermitteln und mit diesen Behörden bei der Überprüfung der Informationen zusammen- zuarbeiten.
Für Meldungen dieser Art kann die folgende E-Mailadresse des SZ FiSankt genutzt werden:
sz.finanzsanktionen@bundesbank.de
Das SZ FiSankt fragt Informationen über eingefrorene Konten und Beträge in Deutschland aktiv durch den Versand von E-Mail-Rundschreiben an alle in Deutschland ansässigen Kreditinstitute ab, wenn Finanzsanktionen gegen neue Adressaten verhängt oder wenn Namen (auch Aliase) oder sonstige Identifikationsmerkmale von bereits sanktionierten Personen, Organisationen oder Einrichtungen geändert werden.
Die Kreditinstitute werden dabei aufgefordert, etwaige eingefrorene Gelder, die bei ihnen gehalten werden, innerhalb einer Woche an das SZ FiSankt zu melden. Kreditinstitute, bei denen keine eingefrorenen Gelder vorhanden sind, werden aufgefordert, eine Fehlanzeige zu erstatten.
Von den in Deutschland ansässigen Instituten wird erwartet, dass sie die Abfragen des SZ FiSankt umgehend (in der Regel ist hierfür ein Zeitfenster von einer Woche vorgesehen) und zutreffend beantworten.
Zum Schutz der Vertraulichkeit ist in den jeweiligen Sanktionsverordnungen vorgeschrieben, dass die auf diese Weise erhobenen Informationen nur zum Zweck einer effektiven Anwendung der jeweils einschlägigen Finanzsanktionsmaßnahmen verwendet werden dürfen.
Das Vorhandensein und die zuverlässige Funktion entsprechender Prozesse bei den Instituten kann auch Gegenstand von Vor-Ort-Prüfungen der SZ AW auf der Grundlage von § 23 Abs. 2 AWG sein.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Bestehen schriftliche Regelungen zu den Meldepflichten?
#11 Verfügungs- und Bereitstellungsverbote
Zu den wichtigsten und schwerwiegendsten Maßnahmen im Bereich der Finanzsanktionen gehört die Verhängung von Verfügungs- und Bereitstellungsverboten gegen bestimmte jeweils in den Anhängen der verschiedenen EU-Sanktionsverordnungen aufgeführte (natürliche und juristische) Personen, Organisationen und Einrichtungen.
Das „Einfrieren von Geldern“ (so die übliche Bezeichnung für die Verhängung eines umfassenden Verfügungsverbotes) wird in den Finanzsanktionsverordnungen definiert als die:
„Verhinderung jeglicher Form der Bewegung, des Transfers, der Veränderung und der Verwendung von Geldern sowie des Zugangs zu ihnen oder ihres Einsatzes, wodurch das Volumen, die Höhe, die Belegenheit, das Eigentum, der Besitz, die Eigenschaften oder die Zweckbestimmung der Gelder verändert oder sonstige Veränderungen bewirkt werden, die eine Nutzung der Gelder einschließlich der Vermögensverwaltung ermöglichen.“
Institute, unter deren Kunden und/oder Geschäftspartnern sich sanktionierte Personen oder Unternehmen befinden, haben daher sicherzustellen, dass etwaige Gelder dieser Kunden/Geschäftspartner nicht (bzw. nicht ohne behördliche Genehmigung) abverfügt werden.Wichtig:
Finanzsanktionsrechtliche Verfügungsverbote beziehen sich nicht allein auf die Gelder, die sich im Eigentum einer bestimmten Person, Organisation oder Einrichtung befinden, sondern auch auf solche, die von ihr kontrolliert werden.
Durch finanzsanktionsrechtliche Bereitstellungsverbote soll verhindert werden, dass Gelder sanktio- nierten Personen, Organisationen oder Einrichtungen direkt oder mittelbar zugutekommen.
Während Verfügungsverbote primär bei beabsichtigten Verfügungen über Gelder sanktionierter Kunden/ Geschäftspartner zur Anwendung kommen können,
sind Bereitstellungsverbote allgemein (d.h. grund- sätzlich bei allen Arten von Geschäften sowie auch im Zahlungsverkehr) zu beachten.
Um geltende finanzsanktionsrechtliche Verfügungs- und Bereitstellungsverbote einhalten zu können, ist es für Unternehmen im Finanzsektor wichtig,
sich Informationen über bestehende Finanzsanktionsmaßnahmen zu verschaffen und
Vorkehrungen für den Fall zu treffen, dass diese Maßnahmen für das eigene Geschäft relevant werden.
Weitere Hilfestellungen für die Beurteilung der Fragen, wann Gelder von einer sanktionierten Person kontrolliert werden, wann von einer mittelbaren Bereitstellung von Geldern auszugehen ist und zu weiteren Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung von Verfügungs- und Bereitstellungsverboten, können den „Best Practices“ der Ratsarbeitsgruppe der Gruppe der Referenten für Außenbeziehungen (RAG RELEX) entnommen werden.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Bestehen Regelungen zur Einhaltung von Verfügungs- und Bereitstellungsverboten?
#12 Beschränkungen des Zahlungsverkehrs
In manchen Fällen werden nicht nur Verfügungs- und Bereitstellungsverbote in Bezug auf bestimmte Personen, Organisationen oder Einrichtungen verhängt, sondern auch allgemeine Einschränkungen (Verbote und/oder Genehmigungsvorbehalte sowie ggf. Meldevorschriften) im Zahlungsverkehr mit bestimmten Ländern aufgestellt.
Für Zahlungsdiensteanbieter ist es notwendig, entsprechende Zahlungen in der Masse der zu bearbeitenden Vorgänge aufzuspüren und sicherzustellen, dass die Abwicklung nur erfolgt, wenn die hierfür erforderlichen Verfahrensschritte eingehalten werden.
Derzeit sind allgemeine Beschränkungen des Zahlungsverkehrs nur im Finanzsanktionsregime der EU gegen Nordkorea vorgesehen.
High Risk Jurisdictions
Unabhängig davon bestehen spezifische Beschränkungen gegenüber sogenannten „High-Risk Jurisdictions subject to a Call for Action“ der Financial Action Task Force (FATF). High-Risk Jurisdictions weisen erhebliche Defizite bei der Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismus- finanzierung und Proliferationsfinanzierung auf; momentan sind Iran und Nordkorea als High-Risk Jurisdictions benannt.
Angesichts des aktuell vorliegenden Aufrufs der FATF, effektive Gegenmaßnahmen im Sinne von Empfehlung gegenüber dem Iran und Nordkorea zu erlassen, wurde durch Allgemeinverfügungen der BaFin eine Meldepflicht bei Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit Bezug zum Iran oder Nordkorea angeordnet.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Bestehen schriftliche Regelungen zur Beachtung von Beschränkungen im Zahlungsverkehr?
#13 Verbote und Genehmigungsvorbehalte
Bestimmte Finanzsanktionsregimes enthalten Einschränkungen (Verbote oder Genehmigungsvorbe- halte) bei der Gewährung von Finanzhilfen und -mitteln (Kredite, Garantien, Akkreditive, Bürgschaften etc.) im Zusammenhang mit dem Handel bestimmter Waren oder Dienstleistungen.
Da diese Einschränkungen häufig nicht an den Sitz der Vertragsparteien eines Handelsgeschäfts in einem bestimmten Land anknüpfen, sondern an den beabsichtigten Verwendungsort einer Ware oder den Ort der Erbringung der Dienstleistung, können entsprechende Maßnahmen auch dann greifen, wenn keiner der Vertragspartner seinen Sitz in einem sanktionierten Land hat.
Personen und Unternehmen, die Handelsfinanzierungen erbringen, müssen über den Hintergrund der von ihnen abgeschlossenen Finanzierungsgeschäfte informiert sein, um einschlägige Verbote oder Genehmigungsvorbehalte erkennen und beachten zu können.
Hierbei kann auf alle vorliegenden Erkenntnisquellen zurückgegriffen werden. Eine allgemeine Nachforschungspflicht wird durch Finanzsanktionen der EU jedoch nicht begründet.
Check mit der S+P Tool Box: Was ist eine Finanzsanktion?
Bestehen schriftliche Regelungen zur Beachtung von Verboten und Genehmigungsvorbehalten?
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Who is liable for poor compliance?In BaFin’s April 2021 technical article, key points regarding liability in the event of a compliance violation were regulated. With S+P Compliance News you will receive the following BaFin interpretations:
#1 Does a board member have to fulfill all compliance duties himself?
#2 Who is the „legal representative“ and who is the „elected representative“?
#3 Liability in the event of a breach of obligations under capital market law
#4 When is someone an „other designee“ of the board?
#5 Who is liable if something goes wrong?
#6 Who is liable in the event of infringement by the employee in charge?
#7 Who is liable in the event of delegation fault?
#8 5-Step Check for the Discharge of the Management Board
The 5 Step Check gives you confidence in your discharge audit as a board member. If the board succeeds in exonerating itself in five steps, it does not have to pay a fine.
At Level 1, he must carefully select employees and supervisors.
Secondly, he is obliged to organise and distribute tasks properly. This also results in the obligation to provide for substitution plans in order to be able to absorb absences due to illness or holidays.
Thirdly, employees must be adequately instructed and informed about their tasks and duties.
Fourth: The management board must adequately supervise and control the employee – for example, through spot checks. Inexperienced or unreliable employees must be supervised more intensively than those who have already proven their reliability.
Finally, at level 5, there is an obligation to intervene against infringements.
#2 Who is the „legal representative“ and who is the „elected representative“?
The „legal representative“ of a company refers to the board of directors, whereas the „authorized representative“ is usually the employee in charge.
Section 9 of the German Administrative Offences Act (OWiG) regulates acting on behalf of another person.
(1) Does anyone
as a representative body of a legal person or as a member of such a body, a law (…) shall also apply to the representative (…).
(2) Where the owner of an establishment or any other person authorised to do so
appointed to manage all or part of the undertaking, or
expressly commissioned to perform tasks on his own responsibility, (…) a law shall also apply to the commissioner (…).
The management board may delegate its duties under capital market law to a representative. In legal terms, this means that an authorized representative can perform the duties to be fulfilled in place of the actual addressee of the standard.
The law specifies constellations of representation that lead to a transfer of duties from the legal representative of the company to a representative. If the representative enters into the duties of the executive board, this is referred to as a transfer of norm addressee status. Thus, the employee in charge himself becomes the norm addressee, i.e. the addressee of the statutory provision.
#4 When is someone an „other designee“ of the board?
The „other appointee“ must be specifically appointed by the board and must have a clear understanding of the nature and scope of the task assigned to him or her.
The background to this is that the „other agent“ should not unintentionally „slip“ into the position of the owner of the business and inadvertently become the subject of liability in the event of breaches of the standard.
Like an operational manager, the „other appointee“ must also have autonomy of action when carrying out the assigned tasks. The management board may also distribute its duties among several employees.
#5 Who is liable if something goes wrong with compliance?
Section 9 (2) OWiG merely makes the substitutes additional addressees of the standard. This means that BaFin can continue to take action against the management board in the event of an infringement by the representative.
The management board remains solely responsible if it has not delegated its duties in accordance with the law.
#6 Who is liable in the event of a breach of compliance by the employee in charge?
However, the purpose of the assignment is precisely to relieve the legal representative of the proprietor. He cannot therefore be required to prevent every infringement by the representative.
If he takes the necessary supervisory measures in an appropriate manner, he is generally not at fault in the event of a violation by the representative. Therefore, there is no sanction against the management board.
#7 Who is liable in the event of delegation fault?
In the event of a delegation offence by the Management Board or an infringement by the substitute, BaFin may impose an association fine in accordance with section 30(4) OWiG.
The fine is then assessed against the company itself. In this case, prosecution of the management persons is then dispensed with.
#8 5-Step Check for the Discharge of the Management Board
In accordance with § 130 OWiG, there is no liability if an infringement has been committed but the company could not have prevented it or made it more difficult through proper supervision.
Because no compliance organization, no matter how perfect, can prevent agents or other employees from ever violating applicable law. If a violation occurs, the company must demonstrate that it has taken the right measures and that the prohibited conduct of the agent is therefore not attributable to the management board.
Assuming that the management board cannot prove the 5-step compliance check. Is there still a possibility of mitigating the fine?
It is at the discretion of the prosecuting authorities to discontinue administrative offence proceedings. BaFin takes into account, for example, whether the company concerned has improved its compliance organisation since the last infringement.
And if internal processes have been changed in such a way that it will be significantly more difficult to commit comparable violations in the future. If, at its due discretion, the proceedings cannot be discontinued, BaFin may at least take into account progress made in establishing or improving the compliance organisation in order to reduce the fine.
However, the amount of the fine must be such as to constitute a deterrent to the undertaking which has acted unlawfully.
Is there a benefit to reporting the violation to BaFin yourself?
In the case of a voluntary disclosure, the fine can be reduced by up to 30 percent. This assumes that BaFin was not previously aware of the facts reported.
Obligation to notify outsourcing at securities institutions: What is to be observed? The auditor must report separately on outsourcing of material activities and processes, taking into account the requirements set out in section 40 of the Securities Institutions Act. In doing so, a statement must be made as to whether the classification of outsourcing as material or immaterial is comprehensible from the point of view of risk, type, scope and complexity.
Obligation to notify outsourcing: BaFin requirements for securities institutions
§Section 64 regulates the notification requirements for all securities institutions.
(1) A securities institution shall notify the Bundesanstalt and the Deutsche Bundesbank without delay:
13.
The intention of a material outsourcing, the execution of the outsourcing as well as material changes and serious incidents in the context of existing material outsourcing.
Obligation to notify outsourcing at securities institutions + The following regulations apply to the outsourcing notification pursuant to § 64 paragraph 1 number 13 of the Securities Institutions Act:
Notifications of outsourcing pursuant to section 64(1) number 13 of the Securities Institutions Act shall be submitted for the first time as of the date on which the Bundesanstalt makes available the electronic submission procedure provided for such submission.
The list of outsourcing matters specified by the Federal Financial Supervisory Authority in the electronic submission procedure shall be deemed to be a material outsourcing for which the intention, execution, material changes and the occurrence of serious incidents must be reported.
Provisions of § 40 WpIG on outsourcing at securities institutions
§40 WpIG regulates the outsourcing of activities and processes.
Depending on the type, scope, complexity and risk level of an outsourcing of critical and important operational tasks within the meaning of Article 30(1) of Delegated Regulation (EU) 2017/565 (material outsourcing), a securities institution must take adequate precautions to avoid excessive additional risks.
Outsourcing shall not impair the regularity of those transactions and services or the business organisation. In particular, the investment institution shall maintain adequate and effective risk management.
An investment institution shall keep an outsourcing register as part of its risk management. All material and non-material outsourcing must be recorded in this register.
The Ordinance on the Audit of the Annual Financial Statements of Securities Institutions and on the Reports to be Prepared (Wertpapierinstituts-Prüfungsberichtsverordnung – WpI-PrüfbV) regulates the following in this regard:
Outsourced material activities and processes shall be specified and delimited in a comprehensible manner, also in connection with the designations made in Annex 2. The data overview for small and medium-sized securities institutions that have outsourced areas to another company must include the following information:
# Outsourcing company including address
# CN ident number
# Outsourced activities and processes
# Status (planned on/ carried out on/ completed on)
# date of outsourcing
# Remarks in particular on further outsourcing
Articles 30 to 32 lead to further obligations for outsourcing of investment institutions
Articles 30 to 32 of Delegated Regulation (EU) 2017/565 contain more detailed provisions on material outsourcing. If, in the case of material outsourcing, an outsourcing company has its registered office in a third country, it must be contractually ensured that the outsourcing company designates a domestic authorised representative to whom notifications and notifications can be effected by the Bundesanstalt.
The Federal Financial Supervisory Authority may, in individual cases, issue orders to a securities institution and also directly to an outsourcing company to which material outsourcing has taken place, which are appropriate and necessary,
1. to prevent or stop breaches of supervisory regulations,
2.to eliminate any impairment of the Federal Financial Supervisory Authority’s auditing rights or control possibilities, or
3.to prevent or remedy malpractices at the securities institution or outsourcing company which may jeopardise the security of the assets entrusted to the securities institution or impair the orderly performance of the securities services, ancillary securities services or ancillary transactions.
Further regulations of the IFD to be observed pursuant to Section 40 WpIG + Obligation to notify outsourcing at securities institutions
The IFD regulate in Section 2 decisive and important operational tasks in Article 30 as follows:
For the purposes of the first subparagraph of Article 16(5) of Directive 2014/65/EU, an operational task shall be considered crucial or important if its insufficient performance or non-performance would materially affect the investment firm’s continuous compliance with the conditions and obligations of authorisation or other obligations under Directive 2014/65/EU, its financial performance or the soundness or continuity of its investment services and activities.
Without affecting the status of other duties, the following duties shall not be considered crucial or important for the purposes of paragraph 1:
(a) advisory and other services provided to the investment firm which are not part of its investment business, including legal advice, staff training, billing and security of premises and staff;
(b) the purchase of standardised services, including market information services and price data.
Further provisions are made in Articles 31 and 32.
Article 31 provides for the outsourcing of critical or important operational functions.
Investment firms that outsource key or important operational functions shall remain fully responsible for the performance of all their obligations under Directive 2014/64/EU and shall comply with the following conditions:
(a) the outsourcing does not involve a delegation of senior management tasks;
(b) the relationship and obligations of the investment firm towards its clients under Directive 2014/65/EU remain unchanged;
(c) the conditions with which an investment firm must comply in order to be authorised in accordance with Article 5 of Directive 2014/65/EU and to maintain that authorisation remain fulfilled; and
(d) the other conditions under which the investment firm was granted authorisation have not lapsed and have not changed.
Professional onboarding and offboarding upon conclusion, execution or termination of the outsourcing agreement
Investment firms shall exercise due professionalism and care when entering into, executing or terminating an agreement to outsource critical or important operational functions to a service provider and shall take all necessary measures to ensure that:
(a) the service provider has the suitability, capacity, sufficient resources and appropriate organisational structures to perform the outsourced functions, as well as all licences required by law, to perform the outsourced functions in a reliable and professional manner;
(b) the service provider performs the outsourced services effectively and in accordance with applicable laws, regulations and administrative provisions and, to that end, the investment firm has established methods and procedures for evaluating the performance of the service provider and for the ongoing review of the services provided by the service provider;
(c) the service provider shall properly monitor the performance of the outsourced functions and adequately manage the risks associated with the outsourcing; and
(d) appropriate measures are taken where there is doubt that the service provider may not be performing its functions effectively and in compliance with applicable laws, regulations and administrative provisions;
(e) the investment firm shall effectively monitor the outsourced functions or services and manage the risks associated with the outsourcing and, to that end, it shall continue to have the necessary expertise and resources to effectively monitor the outsourced functions and manage those risks;
(f) the service provider has brought to the attention of the investment firm any development that could materially affect its ability to perform the outsourced functions effectively and in compliance with applicable laws, regulations and administrative provisions;
(g) the investment firm is able to terminate the outsourcing arrangement with immediate effect, if necessary, when this is in the interest of its clients, without affecting the continuity and quality of the services provided to its clients;
(h) the service provider cooperates with the competent authorities of the investment firm in relation to the outsourced functions;
(i) the investment firm, its auditors and the relevant competent authorities have effective access to data related to the outsourced functions and to the premises of the service provider where necessary for the purposes of effective supervision in accordance with this Article, and the competent authorities may make use of those access rights;
(j) the service provider shall protect all confidential information concerning the investment firm and its clients
(k) the investment firm and the service provider have established and implemented on a permanent basis a contingency plan that ensures the retention of data in the event of a system failure and provides for regular testing of backup systems, should this be necessary in view of the outsourced function, service or activity
(l) the investment firm has ensured that the continuity and quality of the outsourced functions or services are maintained in the event of termination of the outsourcing by transferring the performance of the outsourced functions or services to another third party or by the investment firm itself performing those outsourced functions or services.
Minimum requirements for the written outsourcing agreement + Obligation to notify outsourcing in the case of investment institutions
The relevant rights and obligations of the investment firm and the service provider shall be clearly allocated in a written agreement. In particular, the investment firm shall retain its rights of instruction and termination, its rights to information and its rights of inspection and access to books and business premises. The agreement shall ensure that any outsourcing by the service provider may only take place with the written consent of the investment firm.
Where the investment firm and the service provider belong to the same group, the investment firm may take into account the extent to which it controls or can influence the actions of the service provider for the purposes of complying with this Article and Article 32.
The investment firm shall provide the competent authorities, at their request, with all the information necessary to monitor compliance of the performance of the delegated functions with the requirements of Directive 2014/65/EU and its implementing measures.
Article 32 sets out requirements when using service providers established in a third country
#1 Investment firms that outsource functions related to the management of client portfolios to a third country service provider shall, in addition to the requirements of Article 31, ensure that the following conditions are met:
(a) the service provider is authorised or registered to provide that service in its home country and is effectively supervised by a competent authority in that third country;
(b) there is an appropriate cooperation agreement between the competent authority of the investment firm and the supervisory authority of the service provider.
#2 The cooperation arrangement referred to in point (b) of paragraph 1 shall ensure that the competent authorities responsible for the investment firm are at least able to:
(a) obtain, on request, the information necessary for the performance of their supervisory duties under Directive 2014/65/EU and Regulation (EU) No 600/2014;
(b) have access to documents held in the third country which are relevant for the exercise of their supervisory duties;
(c) obtain information from the supervisory authority in the third country as soon as possible in order to investigate apparent breaches of the requirements of Directive 2014/65/EU and its implementing measures and Regulation (EU) No 600/2014;
(d) in the event of a breach of the requirements of Directive 2014/65/EU and its implementing measures and relevant national law, to address enforcement in cooperation in accordance with national and international laws applicable to the third country supervisory authority and the competent authorities in the EU.
#3 Competent authorities shall publish on their website a list of supervisory authorities in third countries with which they have concluded a cooperation arrangement referred to in point (b) of paragraph 1.
Competent authorities shall update cooperation agreements concluded before the date of entry into force of this Regulation within six months of the date of entry into force of this Regulation.
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#1 Requirements of the new EBA guidelines, MaRisk, German Banking Act (KWG) and the Securities Institutions Act (WpIG) for the outsourcing officer
#2 New requirements for the outsourcing of important control areas
#3 Obligation to notify outsourcing according to FISG and WpIG
#4 Risk Assessment Performing Outsourcing Management in an Audit-Proof Manner
#5 Limiting Liability Risks – New Reporting Duties of the Outsourcing Agent
#6 Knowing monitoring and control obligations as an outsourcing officer
#7 Implementation of the EBA guidelines on outsourcing and ITC
#8 Obligation to notify outsourcing at securities institutions: What must be observed?
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